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Dans un rapprochement de structures culturelles, respecter les étapes administratives et légales est un enjeu crucial. Ces démarches ne sont pas de simples formalités : elles garantissent la pérennité et la conformité de la nouvelle structure.

Voici un guide actualisé pour vous accompagner dans ces étapes essentielles.

1️⃣ Numéros SIRET et démarches d’immatriculation

La création d’une nouvelle structure ou la fusion de plusieurs entités nécessite l’attribution d’un ou plusieurs numéros SIRET.

• Pourquoi ? Ces identifiants sont indispensables pour exister juridiquement, établir des contrats ou gérer les déclarations sociales et fiscales.
• Comment ? Depuis janvier 2023, toutes les formalités d’immatriculation, de modification ou de cessation d’activité doivent être effectuées sur le portail unique formalites.entreprises.gouv.fr.
  • Préparez les documents nécessaires : statuts, procès-verbaux des délibérations, justificatifs du siège social, etc.
  • Déposez votre dossier en ligne pour obtenir rapidement les numéros requis.

2️⃣ Paramétrages DSN pour les cotisations sociales

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est au cœur de la gestion des cotisations sociales de votre personnel. En cas de rapprochement :

• Mise à jour des codes : Chaque nouvelle structure doit obtenir les codes nécessaires pour déclarer correctement ses obligations sociales auprès des organismes compétents.
• Coordination RH et paie : Assurez-vous que vos équipes ou prestataires disposent des informations nécessaires pour adapter les outils de paie.
• Anticipation des délais : Certaines démarches peuvent être longues. Initiez-les dès le début du projet pour éviter les retards.

3️⃣ Contrats et marchés publics

Un rapprochement entraîne des modifications contractuelles et une révision des marchés publics :

• Contrats de travail : Rédigez des avenants pour intégrer les changements éventuels : nouvel employeur, modifications des conditions de travail, etc.
• Marchés publics : Analysez les contrats en cours. Identifiez ceux à transférer, résilier ou renégocier, tout en respectant les règles de mise en concurrence.
• Accompagnement juridique : Les subtilités juridiques liées aux transferts d’activité nécessitent souvent l’appui d’un expert.

4️⃣ Validation des organes décisionnels

Un rapprochement ne peut se faire sans l’aval des instances compétentes :

• Conseils d’administration (CA) ou Assemblées générales (AG) : Ces organes doivent valider le transfert d’activité ou la création de la nouvelle structure via des délibérations conformes aux statuts.
• Comités sociaux et économiques (CSE) : Si des salariés sont concernés, le CSE doit être consulté. Son avis, même consultatif, est une obligation légale et sociale.

5️⃣ Réseaux informatiques et infrastructures

Ne sous-estimez pas l’importance des infrastructures :

• Mise en réseau : Assurez-vous que les outils numériques (logiciels de paie, CRM, bases de données) sont compatibles et intégrés.
• Hébergement sécurisé : Vérifiez la conformité au RGPD pour garantir la protection des données personnelles, notamment celles des employés et des usagers.
• Assistance technique : Prévoyez une période de transition pour tester les nouveaux systèmes avant leur mise en service complète.

En résumé

Respecter les étapes administratives et légales, c’est garantir la conformité juridique, la sécurité des salariés, et la continuité d’activité. Bien que complexes, ces démarches sont indispensables pour poser les bases solides d’une structure durable.

Anticiper et organiser sont les maîtres mots. Si vous avez besoin d’un accompagnement, je suis à votre disposition : avec mon expérience dans la gestion et le conseil auprès des structures culturelles, je vous aiderai à franchir chaque étape sereinement.