D’après la réglementation générale des finances publiques et en lien avec les pratiques comptables des EPCC et EPIC sous la nomenclature M4, voici un résumé du fonctionnement d’une carte affaire, accompagné de ses avantages et inconvénients.

Fonctionnement de la carte affaire

La carte affaire est une carte bancaire professionnelle mise à disposition des gestionnaires ou responsables d’un établissement public pour régler des dépenses courantes liées à leur activité. Ces cartes sont souvent utilisées pour :

• Les frais de déplacement (transport, hébergement, restauration).
• Les achats de fournitures ou services nécessaires au bon fonctionnement de la structure.

Procédure d’utilisation :

1. Plafonds et conditions : Les cartes sont paramétrées avec des plafonds de dépenses et des restrictions définies par la collectivité ou l’établissement.
2. Justification des dépenses : Chaque dépense effectuée avec la carte doit être accompagnée d’un justificatif (facture, note) pour permettre la régularisation en comptabilité.
3. Mandatements : Les dépenses sont imputées dans les comptes budgétaires correspondants (ex. classe 6 pour les charges).

Acte de création : procédure de mise en place et validation

1. Contenu de l’acte de création :
   • Objectif : Définir les règles d’utilisation, les montants autorisés, les plafonds, et les bénéficiaires.
   • Mentions obligatoires :
     • Le titulaire de la carte.
     • Les catégories de dépenses autorisées (déplacements, fournitures, etc.).
     • Les plafonds mensuels et journaliers.
     • Les procédures de justification des dépenses.
     • Les modalités de restitution ou de blocage de la carte en cas de départ ou de cessation d’usage.
   • Engagement de responsabilité : L’utilisateur doit signer un document attestant de sa compréhension et de son engagement à respecter les règles.

1. Validation par le comptable public :
   • Le comptable public doit vérifier la conformité de l’acte avec les règles de la comptabilité publique. Il s’assure également que les dépenses réalisées avec la carte sont justifiées et imputées correctement.
2. Adoption par l’organe délibérant :
   • Dans certains cas, surtout pour les EPCC et EPIC, l’acte de création doit être approuvé par le Conseil d’Administration ou une instance similaire.

Document type ou modèle

Bien que chaque établissement peut adapter son acte en fonction de ses besoins spécifiques, voici les étapes pour trouver un modèle :

Demande auprès de votre DDFIP (Direction Départementale des Finances Publiques) :

Les services fiscaux locaux disposent parfois de modèles adaptés aux collectivités ou établissements publics.

Avantages de la carte affaire

1. Simplification administrative :
   • Permet un règlement rapide des dépenses urgentes ou imprévues, évitant les avances sur frais.
2. Suivi précis :
   • Les relevés de carte offrent une traçabilité directe des paiements effectués.
3. Flexibilité et gain de temps :
   • Réduit les délais et formalités liés aux ordres de paiement traditionnels.
4. Gestion centralisée des dépenses :
   • Facilite le contrôle et l’analyse des frais professionnels.

Inconvénients de la carte affaire

1. Risque d’abus ou d’erreur :
   • L’utilisation inappropriée ou non justifiée peut engendrer des difficultés lors des contrôles.

1. Charge de justification :
   • Nécessite une rigueur dans la collecte et l’archivage des justificatifs pour éviter les anomalies comptables.
2. Plafonds limités :
   • Les plafonds de dépense peuvent être insuffisants pour certaines dépenses importantes, nécessitant une autre solution.
3. Responsabilité de l’utilisateur :
   • Toute erreur ou dépense injustifiée engage la responsabilité de l’utilisateur.

Conclusion

La carte affaire est un outil pratique pour la gestion des dépenses courantes, mais elle nécessite une gestion rigoureuse et des contrôles fréquents pour en limiter les inconvénients. Si vous souhaitez des détails sur son traitement dans la comptabilité M4, je peux approfondir la recherche.